Executive Assistant (w/m/d)

 

Unser Kunde ist Marktführer im Bereich Executive Search, eine global agierende Personalberatung mit mehr als 500 Beratern und weltweit in 63 Ländern vertreten. Im Münchner Büro arbeiten rund 50 Kolleg/inn/en mit hohem Anspruch an die eigene Qualität und Dienstleistung, um Führungspersönlichkeiten zu identifizieren und für passende Positionen zu gewinnen. Das Unternehmen zeichnet sich durch ein Team hochmotivierter Kolleg/inn/en aus, die sowohl intern, als auch extern einen wertschätzenden Umgang pflegen und Professionalität leben. 

 

 

 

 

 

Ihre Rolle

 

  • Als Executive Assistant unterstützen Sie einen Berater in allen organisatorischen und administrativen Aufgaben im Rahmen des Projektmanagements bei der Durchführung von Such-/Vermittlungsaufträgen von Führungskräften. In diesem Zusammenhang sind Sie das Bindeglied, Schnittstellenmanager und administrative Drehscheibe für die laufenden Projekte. Sie sind nah dran an Klienten und Kandidaten, jonglieren und priorisieren gekonnt und haben im Rahmen des Projekts neben ihrem Berater und dem Research eine verantwortungsvolle Rolle. Sie arbeiten "cross country" (international) und "cross office" national. Bei Ihnen laufen alle Fäden zusammen, Sie haben Überblick und vor allem Spaß an dynamischer, Service-orientierter Projektarbeit. Sie erstellen Angeboten und vertraulichen Kandidatenberichten in deutscher und englischer Sprache mithilfe von Vorgaben, kümmern sich um umfangreiches Termin-/Reise-/Kalendermanagement, die Bearbeitung von Präsentationen und Statusberichten und die Pflege der firmeninternen Datenbank als Knowledge Management Tool. Hier können Sie Ihr ganzes Organisationstalent ausleben: koordinieren, organisieren und aktiv zum Erfolg beitragen.
  • Sie kommunizieren national und international und haben Freude daran, über verschiedene Zeitzonen hinweg und auf die unterschiedlichen Kulturen angepasst fließend in Deutsch und Englisch zu arbeiten.
  • Aufgrund der Internationalität und Größe des Unternehmens ist es wichtig, laufende Prozesse zeitaktuell in der firmeneigenen Datenbank zu dokumentieren, damit die Kollegen/innen weltweit auf aktuelle Daten zugreifen können.
  • Sie sind Teil der Projektteams bestehend aus Berater/Research/Assistenz, die Führungskräfte für vakante Positionen identifizieren, ansprechen und mit Kunden vernetzen. Hierbei sind Fingerspitzengefühl und äußerste Diskretion im Hinblick auf Kommunikation und Logistik gefragt. 

 

Ihr Profil

 

  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung bzw. ein abgeschlossenes Studium sowie mehrere Jahre relevante Erfahrung in einem internationalen Umfeld
  • Interkulturelle Kommunikationsfähigkeit sowie Liebe zum Detail, einen hohen Anspruch an die eigene Arbeit und eine schnelle Auffassungsgabe
  • Fähigkeit, bei hohem Arbeitspensum fokussiert, strukturiert, selbständig und proaktive Prioritäten zu setzen, Flexibilität zu zeigen und professionell zu arbeiten
  • Ein ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis sowie Feingefühl und professionelles Auftreten im direkten Kontakt mit Klient:innen sowie Loyalität und Diskretion
  • Sicherer und gewandter Umgang der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift
  • Souveräner Umgang mit dem MS-Office-Paket

 

Ihre Chance

 

  • In Ihrer Funktion als Executive Assistant in dieser professionellen und internationalen Firma werden Sie in allen Bereichen der Assistenz tätig sein. Von klassischen administrativen Aufgaben, über die Erstellung von Dokumenten, umfangreiche Koordination sowie inhaltlicher Einbindung in die Projektarbeit bietet Ihnen diese Position einen verantwortungsvollen und abwechslungsreichen Job in einem 1:1 Verhältnis.
  • Im Münchner Büro herrscht ein sehr kollegiales Miteinander, sowohl unter den Berater:innen, als auch unter den Kolleg:innen im Research und der Assistenz. Sie teilen sich das Büro mit einer kollegialen Assistentin, die bereits einige Jahre in dem Umfeld tätig ist und Sie von Anfang an unterstützen wird.
  • Hier sind die Hierarchien flach, die Berichtswege kurz und das Arbeiten ist geprägt von Wertschätzung und Teamgedanke.
  • Neben einem sehr attraktiven Grundgehalt bietet das Unternehmen ein MVV Ticket und einen interessanten Jahresbonus. In jährlichem Turnus gibt es eine Gehaltsanpassung.
  • Die Lage des Büros ist sehr zentral - fußläufig zum Marienplatz. Die Arbeitszeiten sind geregelt und es werden attraktive Sozialleistungen angeboten.
  • Im Sinne des New Work ist auch das Arbeiten aus dem Home Office nach Absprache möglich.

 

 

Wenn Sie eine anspruchsvolle Position im gehobenen Assistenzbereich bei einem hoch renommierten Arbeitgeber mit viel Abwechslung, Eigenverantwortung und Inhalt anstreben, ist diese Position für Sie mit Sicherheit das Richtige! Hier können Sie einsteigen, wachsen und sich weiterentwickeln. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit einem professionellen Lichtbild, einem aussagekräftigen Lebenslauf mit Aufgabenschwerpunkten, Ihrer Gehaltsvorstellung für diese Position und Ihre Verfügbarkeit bzw. Kündigungsfrist per e-mail an: bewerbung@kathrinwood.com

 

Wir werden Ihre Bewerbung äußerst vertraulich behandeln und uns zeitnah bei Ihnen melden.

 

Ihr Erfolg ist unsere Priorität!

 

 

 

 

 

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