ROLLE

Grundsätzlich teilt sich diese Position ganz grob zu ca. 70% in organisatorische und koordinative Aufgaben und zu ca. 30% in administrative Sachbearbeitungsaufgaben auf. Da die Partnerin sehr viel Kontakt zu Mandanten und Netzwerkpflege betreibt, steht das Terminmanagement und "den Überblick behalten" hier stark im Fokus. Als Assistenz sind Sie hier gleichwertiges Teammitglied und man erwartet von Ihnen, dass Sie als Schnittstellenmanager Termine, Deadlines und To Do's nicht nur im Blick haben, sondern in ihrer Funktion als Back Office Manager die Kolleg:innen (4 Anwälte, 2 Frauen, 2 Männer) erinnern und Abläufe so organisieren, dass Projekte rund laufen und Mandanten sich betreut fühlen. Hierzu zählen eine Reihe von Kernaufgaben, wie z. B.

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• Die administrative Unterstützung - primär der Partnerin - und Anwaltskolleg:innen gemeinsam mit einer weiteren Assistenz in allen organisatorischen und administrativen Vorgängen und Prozessen - Sie sind das Rückgrat des Teams, die Go-to-Person und Kompetenz im Back Office, bei der alle Fäden zusammenlaufen.
• Effizientes und selbständiges Management des Tagesgeschäfts wie Bearbeiten der Postein- und -ausgänge, Fristenüberwachung, Wiedervorlage, Organisation von Meetings, Calls und Videokonferenzen sowie Vorbereitung der Termine im Sinne vom Zusammenstellung benötigter Unterlagen, Einholen von Dokumenten etc.
• Vorausschauende und smarte Planung von Terminen und Geschäftsreisen, d. h. möglicherweise auch pro-aktiv auf sinnvolle zusätzliche Meetings oder Gesprächspartner hinzuweisen und Reisen effizient zu gestalten
• (digitale) Aktenführung und Anlage
• Eigenständiges Führen von administrativer Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache 
• Überarbeitung von Präsentationen und Unterlagen (kein Diktat!)
• Enge Zusammenarbeit mit internen und externen Business Partnern
• Terminkoordination und Travel-Management inkl. der Abrechnung
• Telefonische Betreuung von Geschäftspartnern und Mandanten

PROFIL

Wir suchen für diese Rolle eine Service-orientierte Kollegin (m/w/d)  mit Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position und mit der richtigen Arbeitseinstellung, um sich zügig und wissbegierig in eine solche Position zu entwickeln. Sie (m/w/d) überzeugen durch sehr gutes Kommunikationsgeschick, fundierte MS-Office Kenntnisse, eine schnelle Auffassungsgabe und eine genaue und umsichtige Arbeitsweise. Als Organisationstalent unterstützen Sie die Partnerin und ist Ansprechpartner/in für administrative und organisatorische Themen der Anwälte im Team.  Sie zeichnen sich durch ein hohes Maß an Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein aus, haben ein professionelles und verbindliches Auftreten und überzeugen durch Professionalität und Zuverlässigkeit. Mit einem hohen Maß an Anpassungsfähigkeit, gutem Prioritätenmanagement und intrinsisch motiviert finden Sie schnell Lösungen, wissen sich zu helfen und gehen Aufgaben beherzt an.

Idealerweise bringen Sie alle folgenden Hard Skills mit:

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Rechtsanwaltsfachangestellte/r, Fremdsprachen-korrespondent/in, Kauffrau/-mann für Bürokommunikation) oder Studium
• Mindestens 5-10 Jahre Erfahrung im Assistenzbereich idealerweise in einer Kanzlei, Finanzdienstleistung oder einem dienstleistungsorientierten Unternehmen
• Deutsch auf muttersprachlichem Niveau und Englisch gut in Wort und Schrift zur Betreuung internationaler Mandanten/Investoren
• Sehr gute Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Programmen

ANGEBOT

Mit dieser Position bieten wir Ihnen eine unbefristete Vollzeitanstellung direkt beim Arbeitgeber. Sie können pro Jahr
28 Urlaubstage in Anspruch nehmen und ein Gehalt von ca. €50.000 bis €60.000 pro Jahr beziehen - je nach Qualifikation und Erfahrung. Grundsätzlich befindet sich Ihr Arbeitsplatz im sehr schönen und zentral gelegenen Büro in der Münchner Innenstadt. In Absprache mit der Assistenzkollegin können Sie je nach Arbeitsanfall und In-house-Terminen voraussichtlich 1 Home-Office-Tag pro Woche in Anspruch nehmen. Innerhalb des Real Estate Investment Teams sind alle Kolleg:innen per Du und es herrscht ein wertschätzender Umgang auf Augenhöhe. Alle ziehen an einem Strang und tragen zum Erfolg bei.

BEWERBUNG

Wenn Sie eine sichere, vielschichtige und interessante Assistenzposition in einem sehr netten Team und einem zentralgelegenen Büro sowie eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit mit professionellen Kolleg:innen anstreben, ist dieser Job für Sie der richtige. Bewerben Sie sich per Email mit Lebenslauf, Zeugnissen und ein paar begleitenden Zeilen in Ihrer Email, was Sie an der Rolle reizt: wood@kathrinwood.com  Wir freuen uns auf Sie und begleiten Sie gerne auf dem Weg zu Ihrer neuen Position, denn

IHR ERFOLG IST MEINE PRIORITÄT!