Unser Auftraggeber ist eine skandinavische  Investmentgesellschaft, die in Unternehmen investiert, die einige unserer globalen Herausforderungen angehen: Ressourceneffizienz, demografischer Wandel und technologiegestützte Wirtschaft. Investitionen, die nachhaltige Lösungen bieten und am Puls der Zeit agieren. Im Zuge der Eröffnung der ersten deutschen Niederlassung in München suchen wir eine/n

 

EXECUTIVE ASSISTANT /
OFFICE MANAGER

(m/w/d)

 

für den Auf- und Ausbau des neuen Büros, als Assistenz des Managing Directors und des Teams sowie Schnittstellenmanager in alle Richtungen.

 

 

Das junge Investment-Team wird in München zeitnah ein repräsentatives Büro in Innenstadtlage beziehen und im Laufe des nächsten Jahres auf ca. 10 Kolleg:innen wachsen. Geprägt durch die skandinavische Muttergesellschaft arbeiten die Mitarbeiter:innen auf Augenhöhe, vorurteilsfrei, inkludierend und wertschätzend und dabei mit großem Ehrgeiz, um Zukunft aktiv mitzugestalten und beste Arbeit zu liefern. Hier können Sie von der 1. Stunde an dabei sein, Prozesse mitgestalten und durch Ihren ganz persönlichen Einsatz die Bürokultur prägen.

 

 

AUFGABEN

  • Pro-aktive Unterstützung des Managing Partners und des Investment-Teams im Tagesgeschäft inkl. der Vor- und Nachbereitung von Meetings, Telefon- und Videokonferenzen, Kalendermanagement und Reiseplanung auf nationaler und internationaler Ebene (u. a. Beschaffung von Visa) sowie Unterstützung im Projektmanagement (und hier auch professionelle Ablage, Dokumentenmanagement, Projektdokumentation, Datenbankpflege etc.)
  • Erstellung und Aufbereitung von Berichten, Präsentationen und Verträgen
  • Verantwortung als Büroleitung für das gesamte koordinative Office Management, z. B. Lieferantenauswahl, Verhandlung von Einkaufskonditionen, Auswahl und Einführung neuer IT-Systeme, Onboarding neuer Mitarbeiter, Büroeröffnung/-um und -einzug etc.
  • Koordination von Terminen, Telefon- und Videokonferenzen sowie Veranstaltungen/Events mit internen und externen Teilnehmern
  • Aktive Schnittstellenfunktion für das Team, Geschäftspartner, Dienstleister und Investoren sowie erster Ansprechpartner im Austausch mit den verschiedenen Standorten im Ausland
  • Vorbereitende Arbeiten und Schnittstelle zu Kollegen und Dienstleistern für z. B. Buchhaltung/Finance, Banken und Investoren
  • Enge Zusammenarbeit mit den Kollegen in den weiteren Offices in englischer Sprache

 

PROFIL

 

  • Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung bsp.-weise zur Fremdsprachen-/ Managementassistenzn oder eine kaufmännische Berufsausbildung bzw. Ausbildung in der Hotellerie oder Bachelor-Studium
     
  • Mindestens 3-5 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position als Assistenz in einem internationalen Dienstleistungs- und projektgetriebenen Umfeld und hier gerne aus dem Consulting, VC/PE oder der Investmen-Branche
     
  • Muttersprachliche Deutsch und sehr gute Englischkenntnisse, mündlich wie schriftlich mit jeweils sicherer Orthographie
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  • Ausgeprägtes Organisationstalent  mit schneller Auffassungsgabe, Proaktivität und der Fähigkeit zur Priorisierung
     
  • Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie Affinität zur selbständigen Entscheidungsfindung
     
  • Teamfähigkeit, hohe Dienstleistungsorientierung und Belastbarkeit
     
  • Selbstbewusstsein, professionelles Auftreten, unternehmerisches Denken und Handeln

 

ANGEBOT

 

  • Anstellung: Unbefristete Vollzeitposition (40h/Woche) in direkter Festanstellung
     
  • Freizeit: 30 Tage Urlaub
     
  • Dotierung zwischen 55.000€ p. a. und 70.000€ p. a. je nach Ausbildung und Erfahrung
     
  • New Work: Grundsätzlich befindet sich Ihr Arbeitsplatz im Büro, da Sie hier vor Ort eine wichtige Schnittstellenfunktion wahrnehmen. Je nach Arbeitsanfall und -auslastung ist Home Office nach Absprache möglich.
     
  • Eine vielseitige und verantwortungsvolle Position in einem internationalen Umfeld mit der Möglichkeit, von der 1. Stunde dabei zu sein und Erfolg aktiv mitzugestalten
     
  • Ein dynamisches Team mit professionellen Kolleg:innen, flachen Hierarchien und direkter Interaktion mit dem Senior Management intern, wie auf Kundenseite 

 

BEWERBUNG

 

Wenn Sie nach einer Rolle suchen, in der Sie alle Aspekte einer engagierten Assistenz einbringen möchten, wenn Sie sich als Organisationsprofi, Macher und gut gelaunter Teamplayer bezeichnen würden und Ihnen viele verschiedene Themen Spaß machen und wenn Sie sich gerne in einem international ausgerichteten Dienstleistungsumfeld sehen, dann freuen wir uns schon jetzt auf Ihre Bewerbung in Englisch mit kurzem Motivationsschreiben und Lebenslauf per Email an: wood@kathrinwood.com Wir begleiten Sie ganz persönlich auf Ihrem Weg zu einem neuen Job und in ein neues Team, denn

 

 

IHR ERFOLG IST UNSERE PRIORITÄT!

 

 

 

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