Aufgabenschwerpunkte

• Administrative Unterstützung des Teams in organisatorischen Vorgängen und Abläufen inkl. Büro- und Lieferanten-Management
• Selbständige und eigenverantwortliche Führung des Back Office (Telefon, Korrespondenz per Post und Email, Ablage, Vertragsmanagement etc.)
• Organisation von Dienstreisen und den relevanten Reiseunterlagen sowie Überprüfung der Reisekostenabrechnungen des Teams
• Unterstützung bei der Bearbeitung, Vorbereitung bzw. Zusammenstellung von Präsentationen, Berichten, Finanzanalysen und Controlling-Dokumenten
• Vor- und Nachbereitung sowie Organisation von Terminen und Sitzungen
• Anlaufstelle für externe  Anfragen von Geschäftspartnern und Portfoliounternehmen
• Organisation und Vorbereitung von Veranstaltungen
• Projektbezogene ad-hoc-Tätigkeiten im Rahmen laufender Projekte
• Schnittstelle zum Steuerbüro und entsprechend vorbereitende Buchhaltung
• Bei Interesse und entsprechender Kompetenz, Einsatz und Vertiefung betriebswirtschaftlicher Kenntnisse im Bereich des Portfolio-Managements

Kernkompetenzen 

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännischer Ausbildung bzw. Hochschulstudium
• Relevante mehrjährige Berufserfahrung sowie Freude an der Arbeit als Assistenz im oberen Management bzw. der
  Geschäftsleitung in einem kleinen Team von 6 Mitarbeitern
• Hervorragende Ausdrucksweise und absolute Trittsicherheit in der Orthographie der deutschen Sprache
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Nachweislich sehr gute MS-Office-, EDV- und Internetkenntnisse
• Genaue, strukturierte Arbeitsweise sowie gutes Zeit- und Prioritätenmanagement
• Eigeninitiative und umsichtige Vorgehensweise sowie selbständiges, pragmatisches und lösungsorientiertes Arbeiten mit einem hohem Anspruch an Effizienz und Qualität
• Kommunikationsstärke - verbal sowie schriftlich im Verfassen von Texten
• Diskretion und Loyalität
• Professionalität in Auftreten, Kommunikation und Souveränität

Angebot

Es handelt sich hierbei um eine unbefristete Position in Vollzeit, für die wir eine Kandidatin (w/m/d) suchen, die als Schnittstellenamanager und Koordinatorin mit verschiedenen Führungspersönlichkeiten und Business Partnern souverän und kompetent kommuniziert und bei der alle Fäden zusammenlaufen. Die Kolleg:innen sind absolut Team-orientiert, vertrauen einander und sehen in dieser Rolle eine Kollegin (w/m/d) auf Augenhöhe. Die Hierarchien sind flach und die Tätigkeit sehr breit gefächert. Ziel ist es, Sie persönlich und fachlich weiterzuentwickeln - hierfür gibt es jährlich auch ein entsprechendes Budget. Es werden 30 Tage Urlaub angeboten und das Arbeiten aus dem Home Office ist nach Absprache mit den Kolleg:innen und der aktuellen Geschäftssituation möglich, wobei die Rolle ein gewisses Maß an Präsenz im Büro vor Ort erfordert. Die Dotierung richtet sich nach der Erfahrung und dem Bildungshintergrund der Bewerberin (w/m/d), wobei Erfahrung und Professionalität gewertschätzt werden.
 

Hauptentscheidungskriterien für die Einstellung einer passenden Bewerberin (w/m/d) sind neben den dargelegten Kernkompetenzen vor allem der persönliche Fit zu Team und Vorgesetzten, eine engagierte, intrinsisch veranlagte Persönlichkeit, die den Wunsch hat, Teil eines hoch professionellen und kleinen Teams zu werden und in diesem Team eine verantwortungsvolle Aufgabe souverän und umsichtig zu übernehmen.

Wenn Sie sich in der beschriebenen Position wiederfinden, freuen wir uns auf die Zusendung Ihrer aussagekräftigen Bewerbung mit Lichtbild und Angaben zu Ihrer Gehaltsvorstellung und Kündigungsfrist via email an: wood@kathrinwood.com

Wir begleiten Sie ganz persönlich in diesem Prozess und möchten Sie Ihrem Traumjob einen Schritt näher bringen.

Ihr Erfolg ist unsere Priorität!