Unser Klient ist eine etablierte internationale Investment-Gesellschaft mit Ursprung in England, London. Das Unternehmen investiert in Firmen mit Wachstums-potential und fördert zukunftsorientierte Visionen. Für die neu zu gründende deutsche Niederlassung im Zentrum von  München suchen wir zum frühest möglichen Zeitpunkt, spätestens aber in Q3 2021, eine/n erfahrene und engagierte/n    

 

EXECUTIVE ASSISTANT / OFFICE MANAGER (m/w/d)

 

 

 

 

Worum es hier geht

 

Als Executive Assistant/Office Manager sind Sie ein effizientes Organisationstalent und haben Freude daran, Ihren Partner, der gleichzeitig Geschäftsführer der deutschen GmbH und Partner der Londoner Gesellschaft ist, logistisch maßgeblich zu managen und die Münchner Team-Kollegen (4 Mitarbeiter) zu unterstützen. Los geht's mit der Suche nach einem adäquaten repräsentativen Büro in der Münchner Innenstadt, dessen Einrichtung und dem Aufbau einer professionellen Back Office Struktur. Und wenn alles am rechten Platz ist, legt Ihr Manager mit seinem Team los und braucht ganz klar Ihren Support.

 

 

Die Aufgaben im Überblick

 

  • Ziel- und lösungsorientierte Unterstützung des Managing Partners im Münchner Büro
  • Termin- und Reiseplanung, -buchung und -abrechnung
  • Erstellung, Vor- und Nachbereitung von Dokumenten, NDAs und anderen relevanten Unterlagen
  • Inhaltliche Betreuung rund um die Kontaktpflege der Investoren und Investments und dem CRM Tool in enger Zusammenarbeit mit dem Team
  • Organisation von Investoren-Meetings in Zusammenarbeit mit dem Londoner Büro
  • Unterstützung und Schnittstellen-Management zu Geschäftspartnern und Kollegen in den verschiedenen europäischen Standorten
  • Allgemeine administrative Assistenz-Tätigkeiten in deutscher und englischer Sprache 
  • Verantwortung für alle organisatorischen Belange, Gästebewirtung, Bestellungen, Dienstleister und Abläufe im Büro - kurz: Sie sind das Back Office und die "go to"-Person!

 

 

Sie passen zu Team und Aufgabe, wenn Sie

 

  • mindestens 5 Jahre Berufserfahrung als Management Assistant und/oder Office Manager - idealerweise aber nicht zwingend aus dem Finanz-/Banken-/Beratungs-Sektor mitbringen und einen dynamischen Geschäftsführer umsichtig und souverän steuern können.
  • eine kaufmännische oder Hotel-Ausbildung bzw. vergleichbare Ausbildung/Studium erfolgreich abgeschlossen haben.
  • Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau und sehr gute Englischkenntnisse mitbringen.
  • Sie sicher im Umgang mit den MS-Office Produkten (Word, PowerPoint, Excel, Outlook) und grundsätzlich offen für neue Technologien und Datenbanken sind - kurz: eine IT-Affinität besitzen.
  • mit Empathie und Fingerspitzengefühl vom Hausmeister, über die Assistenzkollegin und den Vice President bis hin zum Investoren mit allen Ebenen charmant, service-orientiert und souverän kommunizieren können. Ein wichtiger Aspekt hier ist auch die Fähigkeit "remote" mit den Kollegen in den anderen Büros gute Beziehungen aufzubauen und zu einem Team zusammenzuwachsen. 
  • Freude daran haben, eine Vielzahl verschiedener Personen und Dienstleister zu koordinieren, Projekte im Hintergrund administrativ zu steuern und Prioritäten immer wieder neu zu ordnen.
  • über eine schnelle Auffassungsgabe und ein hohes Maß an Genauigkeit und Selbständigkeit verfügen.
  • Dynamik grundsätzlich als Bereicherung empfinden und Sie gerne als Drehscheibe und Koordinator agieren.
  • sich selbstbewusst und sicher intern und extern präsentieren.

 

 

Das Angebot

 

Auf Sie wartet eine abwechslungsreiche und vielfältige Aufgabe in einer unbefristeten Festanstellung bei einem etablierten europäischen Private Equity Unternehmen. Die Aufgaben reichen von der Koordination der Dienstleister, über klassische Assistenzaufgaben bis hin zur Betreuung inhaltlicher Themen. Je nach Qualifikation und Erfahrung liegt der Gehaltsrahmen zwischen 55.000€ p. a. und 65.000€ p. a. zzgl. eines Bonus. Ein moderner Arbeitsplatz ganz zentral in München, den Sie maßgeblich mitgestalten können sowie ein kollegiales Miteinander auf Augenhöhe runden den Job ab. Sie sind nicht irgendein/e Kollege/in im Back Office, sondern eine zentrale Säule für Ihre Kolleg:innen und tragen durch Kompetenz, umsichtiges Handeln und Ihre lösungsorientierte Arbeitsweise ganz aktiv zum Gelingen und dem Erfolg der Firma bei. Ihr Manager möchte Sie aktiv einbinden und Ihnen Projekte eigenverantwortlich übertragen. Es gibt eine unternehmensweite "work from anywhere"-Policy, die in enger Absprache mit dem Manager und den Geschäftsaktivitäten Anwendung findet.

 

 

Bitte bewerben Sie sich!

 

Diese Position ist sinnvoll für eine erfahrene, service-orientierte, flexible und agile Macherin (m/w/d), die Spaß und einschlägige Erfahrung an/in der Assistenz hat, Pioniergeist mitbringt und gerne pro-aktiv und verantwortungsvoll viele organisatorische Aufgaben in einem projektgetriebenen Arbeitsumfeld übernehmen möchte. Entwickeln Sie sich zur kompetenten Ansprechpartnerin (m/w/d) und verlässlichen Säule des Back Office. 

 

Wenn Sie sich in der beschriebenen Rolle wiederfinden, eine Portion Pioniergeist beim Aufbau eines Büros mitbringen und den Wunsch nach "Assistenz plus..." haben, freuen wir uns sehr auf Ihre Bewerbung via Email mit Ihrem aussagekräftigen CV mit Lichtbild und Angaben zu Gehaltsvorstellung und Kündigungsfrist an wood@kathrinwood.com

 

Wir garantieren eine sehr persönliche Betreuung Ihrer Bewerbung und unterstützen Sie in dem Prozess, denn

 

Ihr Erfolg ist unsere Priorität!

 

 

 

 

 

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