Unser Auftraggeber ist eine unabhängige Investitions-gesellschaft mit renommierten deutschen Familien-gesellschaften als Investoren. Das 20-köpfige Team (50% Frauen wie Männer) arbeitet in einem modernen Büro fußläufig zum Münchner Viktualienmarkt. Der scheidende Kollege, der sich räumlich in Deutschland verändern wird, hat in den vergangenen Jahren neben den klassischen Empfangstätigkeiten das Team auch in administrativen Belangen unterstützt. Nun suchen wir seine/n Nachfolger/in als
TEAMASSISTENZ
(w/m/d)
mit Verantwortung für Empfang und
Office Management
Du bist die Visitenkarte der Firma, der erste Eindruck für Geschäftspartner am Telefon und auch bei persönlichen Treffen. In dieser Rolle bist Du für den reibungslosen Ablauf aller Front- und Backoffice-Prozesse verantwortlich und hast die wichtige Funktion, dazu beizutragen, externe und interne Anfragen von Anfang an in die richtige Richtung zu lenken.
Deine Aufgaben
Empfang, Begrüßung und Bewirtung der nationalen und internationalen Gäste
Betreuung der Telefonzentrale - Beantwortung und Weiterleitung von Anrufen (auch auf Englisch)
Betreuung von drei bis vier Teammitgliedern sowie deren vorausschauende Reiseplanung und -abrechnung
Unterstützung bei der Datenbankpflege, Präsentationen etc.
Korrekte Ablage sämtlicher Unterlagen digital und physisch
Urlaubs-/Krankheitsvertretung der beiden Assistenzkolleginnen
Buchung und Betreuung der Konferenzräume
Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie der Kurriersendungen
Bestellung und Verwaltung von Verbrauchs- und Büromaterial
Koordination externer Dienstleister
Unterstützung in allgemeinen administrativen Aufgaben
Proaktives Mitdenken und Mitgestalten
Dein Profil
Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder hotelfachmännische Ausbildung
Berufserfahrung im Bereich Empfang, Sekretariat oder Office Management
Souveräner Umgang mit unvorhergesehenen Situationen
Organisations und Koordinationstalent mit guter Laune
Eigenständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sowie Teamfähigkeit und Einsatzbereitschaft
Sicherer Umgang mit den MS-Office Programmen
Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau und konversationssichere Englischkenntnisse
Das Angebot
Ein dynamisches Arbeitsumfeld, in dem Teamorientierung und Eigeninitiative gefragt sind
Moderner Raum für die fachliche und persönliche Weiterentwicklung
Strukturierte Einarbeitung und on-the-job Betreuung durch Vorgänger und Assistenzkolleginnen
Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
Ein unbefristeter Arbeitsvertrag mit sehr guter Vergütung
Geregelte Arbeitszeiten (40h-Woche) und abwechselnden Diensten 8.30h - 17.30h oder 10h - 19h
Zentrales, modernes Büro im Herzen der Münchner Innenstadt
Teamevents
Frisches Obst, Snacks und kostenfreie Getränke
Dein erster Schritt
Wenn Du eine vielschichtige Empfangsposition in einem kollegialen Team mit viel Abwechslung, Dynamik und Inhalt suchst, ist diese Stelle für Dich das Richtige! Wir freuen uns auf Deine Bewerbung mit einem professionellen Lichtbild, einem aussagekräftigen Lebenslauf mit Aufgabenschwerpunkten, Deiner Gehaltsvorstellung für diese Position und Deiner Verfügbarkeit bzw. Kündigungsfrist per e-mail an: wood@kathrinwood.com
Wir werden Deine Bewerbung äußerst vertraulich behandeln und uns zeitnah bei Dir melden.
Dein Erfolg ist unsere Priorität!