Du bist die Visitenkarte der Firma, der erste Eindruck für Geschäftspartner am Telefon und auch bei persönlichen Treffen. In dieser Rolle bist Du für den reibungslosen Ablauf aller Front- und Backoffice-Prozesse verantwortlich und hast die wichtige Funktion, dazu beizutragen, externe und interne Anfragen von Anfang an in die richtige Richtung zu lenken.

Deine Aufgaben

• Empfang, Begrüßung und Bewirtung der nationalen und internationalen Gäste

• Betreuung der Telefonzentrale - Beantwortung und Weiterleitung von Anrufen (auch auf Englisch)

• Betreuung von drei bis vier Teammitgliedern sowie deren vorausschauende Reiseplanung und -abrechnung

• Unterstützung bei der Datenbankpflege, Präsentationen etc.

• Korrekte Ablage sämtlicher Unterlagen digital und physisch

• Urlaubs-/Krankheitsvertretung der beiden Assistenzkolleginnen

• Buchung und Betreuung der Konferenzräume

• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie der Kurriersendungen

• Bestellung und Verwaltung von Verbrauchs- und Büromaterial

• Koordination externer Dienstleister

• Unterstützung in allgemeinen administrativen Aufgaben

• Proaktives Mitdenken und Mitgestalten 

​Dein Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder hotelfachmännische Ausbildung

• Berufserfahrung im Bereich Empfang, Sekretariat oder Office Management

• Souveräner Umgang mit unvorhergesehenen Situationen

• Organisations und Koordinationstalent mit guter Laune

• Eigenständige und lösungsorientierte Arbeitsweise

• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sowie Teamfähigkeit und Einsatzbereitschaft

• Sicherer Umgang mit den MS-Office Programmen 

• Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau und konversationssichere Englischkenntnisse

Das Angebot

• Ein dynamisches Arbeitsumfeld, in dem Teamorientierung und Eigeninitiative gefragt sind

• Moderner Raum für die fachliche und persönliche Weiterentwicklung

• Strukturierte Einarbeitung und on-the-job Betreuung durch Vorgänger und Assistenzkolleginnen

• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege

• Ein unbefristeter Arbeitsvertrag mit sehr guter Vergütung

• Geregelte Arbeitszeiten (40h-Woche) und abwechselnden Diensten 8.30h - 17.30h oder 10h - 19h

• Zentrales, modernes Büro im Herzen der Münchner Innenstadt

• Teamevents

• Frisches Obst, Snacks und kostenfreie Getränke

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Dein erster Schritt

Wenn Du eine vielschichtige Empfangsposition in einem kollegialen Team mit viel Abwechslung, Dynamik und Inhalt suchst, ist diese Stelle für Dich das Richtige! Wir freuen uns auf Deine Bewerbung mit einem professionellen Lichtbild, einem aussagekräftigen Lebenslauf mit Aufgabenschwerpunkten, Deiner Gehaltsvorstellung für diese Position und Deiner Verfügbarkeit bzw. Kündigungsfrist per e-mail an: wood@kathrinwood.com

Wir werden Deine Bewerbung äußerst vertraulich behandeln und uns zeitnah bei Dir melden.

Dein Erfolg ist unsere Priorität!