Unser Auftraggeber ist ein neu gegründetes Single Family Office mit dem Ziel, die Aktivitäten der Familie und insbesondere die Koordination privater Angelegenheiten an einer Stelle zusammenzuführen und entsprechend zu koordinieren.

Das Büro wird zentral in München gesucht (innerhalb des Mittleren Rings) und wird neben dem eigenen Arbeitsplatz auch eine Handvoll Kolleg*innen des Immobilienteams beherbergen. Die Familie ist geschäftlich in unterschiedlichen Branchen sehr eingebunden und sucht eine eine/n engagierte/n, zuverlässige/n und souveräne/n

EXECUTIVE ASSISTANT(m/w/d)
des FAMILY OFFICE

Sie sind eine engagierte Persönlichkeit und suchen eine anspruchsvolle und verantwortungsvolle Aufgabe? Als Executive Assistant (m/w/d) bei unserem Mandanten laufen alle Fäden bei Ihnen zusammen. Sie sind zuständig für alle privaten Back Office Angelegenheiten der Familie und unmittelbar im Zentrum des Geschehens, wenn strategische Entscheidungen getroffen werden. Sie übernehmen eigene Projekte und ad-hoc-Aufgaben und arbeiten in einem außergewöhnlichen, exklusiven Umfeld mit einem wertschätzenden Arbeitsklima. 

Ihre Aufgaben

• Unterstützung der Familie (Ehepaar mit 4 Kindern) in allen organisatorischen und administrativen Aufgaben rund um der familiären Aktivitäten
• Enge Kooperation und Abstimmung mit anderen Mitarbeitern im Immobilienbereich sowie Dienstleistern, Versicherungen und Steuerberatern etc.
• Eigenständige, vertrauensvolle Übernahme der geschäftlichen Kommunikation
• Nachverfolgung und Kontrolle von Aktionspunkten, Wiedervorlagen, Fristen, Terminen, etc.
• Professionelles Ablage- und Dokumentenmanagement
• Unterstützung bei der Bearbeitung von Aufgaben aus dem Bereich der vorbereitenden Buchhaltung
• Recherchen, selbständiges Erledigen allgemeiner und ad-hoc Anfragen
• Auftreten als Schnittstelle zu Dritten

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als Europasekretär/in, Fremdsprachenkorrespondent/in, Bürokaufmann/-frau, Rechtsanwaltsfachangestellte/r oder Studium im kaufmännischen, wirtschaftlichen Bereich - BWL-Kenntnisse wünschenswert, Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau und gute konversationssichere Englischkenntnisse sind Voraussetzung.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-Position aus einem gehobenen, auf Diskretion basierten Umfeld, verbunden mit ausgeprägter Teamfähigkeit
• Ausgeprägter Dienstleistungsgedanke und hohe Leistungsmotivation
• Hoher Qualitätsanspruch an die eigene Arbeit sowie an die eigene Leistung
• Systematische und zielgerichtete Arbeitsweise, Organisations- und Durchsetzungsvermögen
• Souveränes und freundliches Auftreten sowie eine hohe Belastbarkeit
• Fähigkeit, sich schnell auf andere Menschen und neue Situationen einstellen zu können
• Exzellente Fähigkeiten und Feingefühl im zwischenmenschlichen und kommunikativen Bereich, verbal und schriftlich
• Professionelles und ruhiges Auftreten auch in zeitkritischen oder stressigen Situationen; Verlässlichkeit, Loyalität und Verschwiegenheit

Ihr Ziel

Diese Position ist ideal für eine/n Kandidatin/en, die/der mit Leib und Seele Assistenz ist - ein Star in der 2. Reihe. Sie haben schon einiges gesehen und erlebt in Ihrer Karriere, können auf Erfahrungswerte zurückgreifen und lieben es, zu organisieren und sich in immer wieder neue Themen einzuarbeiten. Hier können Sie all Ihre Fähigkeiten einbringen, sehr selbständig arbeiten und Verantwortung übernehmen. Die Familie begegnet Ihnen auf Augenhöhe und mit Respekt und wünscht sich eine zuverlässige, loyale und absolut diskrete Person, der man im Grunde alle Aufgaben übertragen kann, weil man weiß, dass sie es schon "schaukelt". 

Ihre Bewerbung

Wenn diese Rolle ein sinnvoller Schritt für Ihre Karriere ist und Sie sich in den dargestellten Aufgaben wiederfinden, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung mit Lichtbild, Angaben zur Verfügbarkeit und Ihrer Gehaltsvorstellung via Email an wood@kathrinwood.com

Wir werden Ihre Bewerbung absolut vertraulich behandeln und Sie in dem Bewerbungsprozess sehr persönlich begleiten und unterstützen, denn

Ihr Erfolg ist unsere Priorität!