Worum es hier geht

Als Office Manager sind Sie ein effizientes Organisationstalent und haben Freude daran, Ihren Partner logistisch maßgeblich zu managen und die Münchner Team-Kollegen insbesondere im Bereich Customer Relationship Management (CRM) zu unterstützen. Los geht's mit der Suche nach einem adäquaten repräsentativen Büro in der Münchner Innenstadt, dessen Einrichtung und dem Aufbau eines professionellen Büros. Und wenn alles am rechten Platz ist legt der Manager mit seinem Team los und braucht ganz klar Ihren Support.

Die Aufgaben im Überblick

• Ziel- und lösungsorientierte Unterstützung des Partners im Münchner Büro
• Termin- und Reiseplanung, -buchung und -abrechnung
• Erstellung, Vor- und Nachbereitung von Dokumenten, NDAs und anderen relevanten Unterlagen
• Inhaltliche Betreuung rund um die Kontaktpflege der Investoren und Investments und hier insbesondere dem CRM Tool in enger Zusammenarbeit mit dem Team
• Organisation von Investoren Meetings in Zusammenarbeit mit den anderen Büros im europäischen Ausland
• Unterstützung und Schnittstellen-Management zu Geschäftspartnern und Kollegen in den verschiedenen europäischen Standorten
• Allgemeine administrative Assistenz-Tätigkeiten in deutscher und englischer Sprache (weitere Sprachen von Vorteil)
• Verantwortung für alle organisatorischen Belange, Gästebewirtung, Bestellungen, Dienstleister und Abläufe im Büro - kurz: Sie sind das Back Office und die "go to"-Person!

Sie passen zu Team und Aufgabe, wenn Sie

• Berufserfahrung im Bereich Assistenz und/oder Office Management mitbringen - idealerweise aber nicht zwingend aus dem Finanz-/Banken-/Beratungs-Sektor.
• eine kaufmännische oder Hotel-Ausbildung bzw. vergleichbare Ausbildung/Studium erfolgreich abgeschlossen haben.
• Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau und sehr gute Englischkenntnisse mitbringen.
• Sie sicher im Umgang mit den MS-Office Produkten (Word, PowerPoint, Excel, Outlook) und grundsätzlich offen für neue Technologien und Datenbanken (Salesforce) sind - kurz: eine IT-Affinität besitzen.
• mit Empathie und Fingerspitzengefühl vom Hausmeister, über die Assistenzkollegin und den Vice President bis hin zum Investoren mit allen Ebenen charmant, service-orientiert und souverän kommunizieren können. Ein wichtiger Aspekt hier ist auch die Fähigkeit "remote" mit den Kollegen in den anderen Büros gute Beziehungen aufzubauen und zu einem Team zusammenzuwachsen. 
• Freude daran haben, eine Vielzahl verschiedener Personen und Dienstleister zu koordinieren, Projekte im Hintergrund administrativ zu steuern und Prioritäten immer wieder neu zu ordnen.
• über eine schnelle Auffassungsgabe und ein hohes Maß an Genauigkeit und Selbständigkeit verfügen.
• Hektik grundsätzlich als Bereicherung empfinden und Sie gerne als Drehscheibe und Koordinator agieren.
• sich selbstbewusst und sicher intern und extern präsentieren.

Das Angebot

Auf Sie wartet eine abwechslungsreiche und vielfältige Aufgabe in einer unbefristeten Festanstellung bei einem etablierten europäischen Private Equity Unternehmen. Die Aufgaben reichen von der Koordination der Dienstleister, über klassische Assistenzaufgaben bis hin zur Betreuung inhaltlicher Themen. Ein attraktives Gehalt, ein moderner Arbeitsplatz ganz zentral in München sowie ein kollegiales Miteinander runden den Job ab. 

Bitte bewerben Sie sich!

Diese Position ist sinnvoll für eine service-orientierte, flexible und agile Macherin (m/w/d), die Spaß an der Assistenz hat und gerne pro-aktiv und verantwortungsvoll viele organisatorische Aufgaben in einem projektgetriebenen Arbeitsumfeld übernehmen möchte. Entwickeln Sie sich zur kompetenten Ansprechpartnerin (m/w/d) und verlässlichen Säule des Back Office. 

Wenn Sie sich in der beschriebenen Rolle wiederfinden, eine Portion Pioniergeist beim Aufbau eines Büros mitbringen und den Wunsch nach "Assistenz plus..." haben, freuen wir uns sehr auf Ihre Bewerbung via Email mit Ihrem aussagekräftigen CV mit Lichtbild und Angaben zu Gehaltsvorstellung und Kündigungsfrist an wood@kathrinwood.com

Wir garantieren eine sehr persönliche Betreuung Ihrer Bewerbung und unterstützen Sie in dem Prozess, denn

Ihr Erfolg ist unsere Priorität!