Für das dynamische Team einer erfolgreichen Beteiligungsgesellschaft in München Schwabing suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n

 

OFFICE MANAGER / ASSISTANT (m/w/d)

 

der/die sich gerne allen administrativen und organisa-torischen Aufgaben im Büro annehmen möchte. Das Team ist dynamisch und kollegial und man begegnet sich auf Augenhöhe. Gesucht wird eine positive, offene und pragmatische Unterstützung, die alle Fäden zusammen-hält und sicherstellt, dass der Büro-Alltag für die Kollegen "smooth" läuft.

 

 

Worum es hier geht

 

Als Assistenz eines 10köpfigen Teams mit 4 Partnern, Investment Managern und Werkstudenten haben Sie als Organisationstalent Freude daran, Ihre Professionals zu managen und ihnen den Rücken freizuhalten. Sie kümmern sich sowohl um die Organisation von Terminen, Calls, Reisen und Veranstaltungen, als auch um die Erstellung, Vor- und Nachbereitung von Dokumenten, um deren Verwaltung und den täglichen Ablauf im Büro.

 

 

Die Aufgaben im Überblick

 

  • Ziel- und lösungsorientierte Unterstützung der Investment Professionals
  • Termin- und Reiseplanung, -buchung und -abrechnung
  • Erstellung, Vor- und Nachbereitung von Dokumenten, NDAs und anderen relevanten Unterlagen
  • Organisation von Investoren Meetings in Zusammenarbeit mit den anderen Büros (3 Niederlassungen)
  • Allgemeine Korrespondenz, Unterstützung und Schnittstellen Management zu Geschäftspartnern und Kollegen in den verschiedenen europäischen Standorten
  • Allgemeine administrative Assistenz-Tätigkeiten in deutscher und englischer Sprache
  • Verantwortung für alle organisatorischen Belange, Gästebewirtung, Bestellungen, Dienstleister und Abläufe im Büro - kurz: Sie sind das Back Office und die "go to"-Person!

 

 

Sie passen zu Team und Aufgabe, wenn Sie

 

  • Berufserfahrung im Bereich Assistenz und/oder Office Management mitbringen - idealerweise aber nicht zwingend aus dem Finanz-/Banken-/Beratungs-Sektor.
  • eine kaufmännische oder Hotel-Ausbildung bzw. vergleichbare Ausbildung/Studium erfolgreich abgeschlossen haben.
  • Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau und gute Englischkenntnisse mitbringen.
  • Sie sicher im Umgang mit den MS-Office Produkten (Word, PowerPoint, Excel, Outlook) und grundsätzlich offen für neue Technologien und Datenbanken (Salesforce) sind - kurz: eine IT-Affinität besitzen.
  • mit Empathie und Fingerspitzengefühl vom Hausmeister, über die Assistenzkollegin und den Vice President bis hin zum Privatinvestoren mit allen Ebenen charmant, service-orientiert und souverän kommunizieren können. Ein wichtiger Aspekt hier ist auch die Fähigkeit "remote" mit den Kollegen in den anderen Büros gute Beziehungen aufzubauen und zu einem Team zusammenzuwachsen. 
  • Freude daran haben, eine Vielzahl verschiedener Personen und Dienstleister zu koordinieren, Projekte im Hintergrund administrativ zu steuern und Prioritäten immer wieder neu zu ordnen.
  • über eine schnelle Auffassungsgabe und ein hohes Maß an Genauigkeit und Selbständigkeit verfügen.
  • Hektik grundsätzlich als Bereicherung empfinden und Sie gerne als Drehscheibe und Koordinator agieren.
  • sich selbstbewusst und sicher intern und extern präsentieren.

 

 

Das Angebot

 

Auf Sie wartet eine abwechslungsreiche und vielfältige Aufgabe in einer unbefristeten Festanstellung bei einem etablierten europäischen Private Equity Unternehmen. Die Aufgaben reichen von der Koordination der Dienstleister, über klassische Assistenzaufgaben bis hin zur Organisation von Investoren Meetings. Sie arbeiten zudem mit Ihren Kollegen aus den verschiedenen europäischen Standorten zusammen und bilden mit den Assistentinnen in den anderen Büros ein Team. Ein attraktives Gehalt, ein moderner Arbeitsplatz ganz zentral in München Schwabing sowie ein kollegiales Miteinander runden den Job ab. 

 

 

Bitte bewerben Sie sich!

 

Diese Position ist sinnvoll für eine service-orientierte, flexible und agile Macherin (m/w/d), die Spaß an der Assistenz hat und gerne pro-aktiv und verantwortungsvoll viele organisatorische Aufgaben in einem projektgetriebenen Arbeitsumfeld übernehmen möchte. Ihnen wird ausreichend Hilfestellung geboten, um sich zur kompetenten Ansprechpartnerin (m/w/d) zu etablieren und als verlässliche Säule des Back Office zu entwickeln. 

 

Wenn Sie sich in der beschriebenen Rolle wiederfinden, freuen wir uns sehr auf Ihre Bewerbung via Email mit Ihrem aussagekräftigen CV mit Lichtbild und Angaben zu Gehaltsvorstellung und Kündigungsfrist an wood@kathrinwood.com

 

Wir garantieren eine sehr persönliche Betreuung Ihrer Bewerbung und unterstützen Sie in dem Prozess, denn

 

Ihr Erfolg ist unsere Priorität!

 

 

 

 

 

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