Aufgabenspektrum

Das Aufgabenspektrum ist breit gefächert und reich vom einfachen Botengang über die organisation privater Veranstaltungen, Reisen und Urlaube, die Büroorganisation, Recherchen, Terminüberwachung, -vor- und -nachbereitung, die Verwaltung sämtlicher Verträge und Koordination von Service-Anbietern bis hin zur professionellen Leitung und dem Aufbau des Geschäftsführungsbüros im Privathaushalt. In diesem Zusammenhang fallen regelmäßig unter anderem folgende Tätigkeiten an:

• Unterstützung in haushaltsnahen und familiären Themen (hier z. B. bei der Planung von Reisen, Veranstaltungen, Urlaubs-Locations, Botengängen, Koordination von Personal bzw. Dienstleistern etc.)
   
• Termin- und Reisemanagement, Organisation von Meetings, Telefonaten und Videokonferenzen mit entsprechender technischer Unterstützung
   
• Abwicklung des Schriftverkehrs, Erstellung von Dokumenten zur Vor- und Nachbereitung von Terminen, Follow-up der Aktionspunkte
   
• Recherche und Informationsbeschaffung
   
• Vertragsverwaltung, Ablage und Aufbau eines strukturierten Back Office
   
• Überwachung von Zahlungen und Lieferungen
   
• Schnittstellen-Management zu Business Partnern und Service-Providern
   
• Kompetente und professionelle Repräsentanz der Privat- und Geschäftsperson

Anforderungskriterien

Gesucht wird eine dynamische, engagierte und motivierte Personal Assistant (m/w/d), die unseren Mandanten zeitlich flexibel, service-orientiert, loyal, professionell und kompetent in allen privaten und geschäftlichen Bereichen unterstützt. Folgende Eigenschaften und Erfahrung sind für eine erfolgreiche Kandidatin (m/w/d) wichtig:

• Einschlägige Berufserfahrung im Assistenzbereich und der Betreuung von Führungskräften bzw. aus der Touristik oder Hotellerie
• Ausgeprägtes Maß an Service-Mentalität und Kommunikationsstärke, unternehmerisches Denken und Prioritätenmanagement
• Positives Wesen, ansprechendes Äußeres und gestandene Persönlichkeit mit einer Hands-on-Mentalität und Freude an einer Tätigkeit mit vielen verschiedenen Aufgaben in privaten und geschäftlichen Bereichen
• Offenheit für neue Themen und das Interesse, sich in diese schnell und selbständig einzuarbeiten und verantwortlich zu übernehmen
• Profi in Sachen Sekretariat, Organisation, Schnittstellenmanagement und Back Office Verwaltung bzw. Aufbau von Strukturen
• Sehr gute PC-Kenntnisse und eine gewisse Affinität zur Kommunikations­technik
• Sehr gutes verbales und schriftliches Ausdrucksvermögen in Deutsch und fließende Kenntnisse in Englisch
• Lust und Freude an der Rolle als rechte Hand in der 2. Reihe einer Privatperson und Unternehmerpersönlichkeit mit dem notwendigen Verantwortungs­bewusstsein für Aufgabe und Person

Angebot

Die Position ist mit einer Arbeitszeit von ca. 30 - 40 Stunden pro Woche bemessen. Das Gehalt richtet sich in erster Linie nach der Erfahrung und Qualifikation einer Kandidatin (m/w/d). Arbeitsort ist zunächst das Büro in Charlottenburg und/oder auch Home Office der Kandidatin (m/w/d) sein, wobei regelmäßige persönliche Meetings notwendig sind. Die Personal Assistant (m/w/d) kann die Tätigkeit weitestgehend zeitlich flexibel und gleichzeitig in enger Absprache mit unserem Mandanten gestalten. Die Position ist unbefristet mit einem Jahresurlaub von 30 Tagen.

Dieser Job ist geeignet für eine Assistentin (m/w/d) mit einigen Jahren Berufserfahrung, die als selbstbewusstes Organisationstalent mit Freude und Elan immer wieder neue Aufgabenstellungen übernehmen möchte. Maßgeblich sind das richtige Auftreten gepaart mit einem ausgeprägten Dienstleistungsgedanken. Eine spannende Position für eine Assistenz mit dem Wunsch nach mehr!

Wenn Sie sich in der dargestellten Rolle wiederfinden, freuen wir uns auf Ihren aussagekräftigen CV mit Angaben zu Gehaltsvorstellung und möglicher Verfügbarkeit per Email an: wood@kathrinwood.com

Wir behandeln Ihre Bewerbung mit äußerster Diskretion und begleiten Sie gerne ganz persönlich in dem Prozess.

Ihr Erfolg ist unsere Priorität!