Ausgangslage und Aufgabenstellung

Das Family Office einer renommierten Münchner Immobilien-Holding befindet sich in München Denning. Die Kolleginnen und Kollegen (ein kleines Team von 6 Mitarbeiter*innen) haben ihr Büro in der Holding, pflegen einen offenen Austausch miteinander und können alle Sozialleistungen der Holding in Anspruch nehmen. Die Family-Office-GmbH wird von einem jungen Geschäftsführer und Sohn der Familie geleitet, der eine kompetente und engagierte Projektassistenz (m/w/d) sucht, um in engem Schulterschluss und sehr transparent an aktuellen Projekten zu arbeiten. In diesem Zusammenhang sind die folgenden Aufgabenschwerpunkte angedacht:

• Administrative Unterstützung des Geschäftsführers im Tagesgeschäft (z. B. Terminvereinbarung, deren Vor- und Nachbereitung, Organisation von Reisen sowie die Begleitung auf solchen im In- und Ausland, Aufsetzen von Calls, Email-Management und proaktiv Bearbeitung der Anfragen bzw. TO DOs etc.)
   
• Zielgerichtete und klare Kommunikation mit Geschäftspartnerin intern, extern, national und international als äußerst service-orientierte und kompetente Schnittstelle zum Geschäftsführer
   
• Klassische Sachbearbeitungsaufgaben im Zusammenhang mit den Back-Office-Aktivitäten
   
• Planung, Durchführung, aktive Teilnahme und Nachbereitung von internen und externen Meetings, inkl. beispielsweise dem Erstellen von Workflows und Präsentationen, Protokollierung und Nachverfolgung der Aktionspunkte bei Meetings etc.
   
• Selbständige Übernahme eigener Themen und Teilprojekte und hier auch verantwortungsvolles Projektmanagement, beispielsweise bei der Einführung digitaler Tools im Unternehmen oder auch Vertragsverhandlungen bei einer Firmenbeteiligung, der Verwaltung von Immobilien etc.

Profilanforderungen

Gesucht wird eine offene, selbstbewusste und positive Kollegin (m/w/d) mit ausgeprägtem Dienstleistungsgedanken und sehr gutem Kommunikationsgeschick, Standing und Drive. Als erfolgreiche Kandidatin (m/w/d) haben Sie bereits einschlägige Berufserfahrung in einer ähnlichen Assistenzposition gesammelt, sind in der Lage Prioritäten richtig zu setzen und Ihren Manager neben den klassischen Sekretariatsaufgaben vor allem auch weiterführend und inhaltlich zu unterstützen. Sie sind ein gut gelaunter Teamplayer, der Freude daran hat, mitzudenken, eigene Ideen einzubringen und Erfolg aktiv mitzugestalten. Sie überzeugen durch unternehmerisches Denken, vorausschauendes Handeln und eine pflichtbewusste Arbeitseinstellung überzeugt. Die folgenden Anforderungen sind Voraussetzung:

• Abitur und der Abschluss einer kaufmännischen Ausbildung bzw. eines Studiums gepaart mit mindestens 5 Jahren Berufserfahrung in einem dienstleistungsorientierten Umfeld
   
• Erste Erfahrung im Projektmanagement und das Interesse daran, sich in neue Themengebiete selbständig einzuarbeiten und Projekte eigenverantwortlich mit der notwendigen Unterstützung umzusetzen
   
• Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau, fließende Englischkenntnisse, Spanischkenntnisse von Vorteil
   
• Bereitschaft zu Geschäftsreisein im In- und Ausland, um den Geschäftsführer zu Meetings zu begleiten. Nach einer umfassenden Einarbeitung ist es das Ziel, dass Sie Termine auch eigenständig und allein aufsetzen und führen.

Angebot

Diese Position ist neu geschaffen und sollte spätestens im 3. Quartal 2020 mit einer passenden Kollegin (m/w/d) besetzt werden. Es handelt sich um eine unbefristete Position in Vollzeit, wobei ein gewisses Maß an Flexibilität im Hinblick auf die Arbeitszeiten und den Arbeitseinsatz erforderlich sind. Diese Stelle ist kein 0-8-15 Job, sondern vielmehr die Aufgabe, die Weiterentwicklung und den Erfolg des Unternehmens pro-aktiv und engagiert mitzugestalten. Es herrscht ein wertschätzender Umgang, ein sehr freundliches und offenes Miteinander und die Möglichkeit, sich persönlich und fachlich weiterzuentwickeln. Dies ist grundsätzlich ein sehr sicherer Arbeitsplatz in einem stabilen Unternehmen mit sehr guten Sozialleistungen und einer freiwilligen Leistungsprämie am Jahresende.

Wenn Sie hoch professionell, engagiert und mit den aufgeführten Kenntnissen ausgestattet sind und Interesse an einer sehr vielschichtigen und spannenden Aufgabe haben, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung an: wood@kathrinwood.com

Wir werden Ihre Bewerbung äußerst vertraulich behandeln und Sie während des gesamten Prozesses sehr persönlich unterstützen, denn

Ihr Erfolg ist unsere Priorität