Ihre Aufgaben im Fokus

• Visitenkarte der Firma am Empfang, Steuerung eingehender Anrufe und Anfragen, Organisation von Gästeempfang und Betreuung und Herrichten der Meetingräume für interne Besprechungen und externe Besucher
• Verantwortung des Bestellwesens und des Office Managements
• Unterstützung des Teams durch Reisebuchungen und deren Abrechnung, Terminkoordination und Kalenderverwaltung und Vorbereitung relevanter Unterlagen in Word, Excel und Powerpoint
• Schnittstellenmanagement und Ansprechpartner für externe Dienstleister, Steuerberater und Notare
• Erstellung von Abrechnungen und Zuordnung der Beraterleistungen
• Vertragsmanagement und -ablage
• Dokumentation der Rechnungseingänge für aktuell bereits 14 Portfolio Gesellschaften
   

Ihr Profil

• Als gut gelaunte Allrounderin (m/w/d) entwickeln Sie sich zur guten Seele des Büros. In einem lockeren und dynamischen Umfeld halten Sie alle Fäden in der Hand und zeichnen sich durch eine proaktive Arbeitsweise, Kreativität und Dienstleistungsmentalität aus.
• Sie haben bereits in einer vergleichbaren Assistenzfunktion in einem dienstleistungsorientierten Umfeld gearbeitet und dort administrative, koordinative und organisatorische Aufgaben für mehrere Vorgesetzte wahrgenommen, haben ein grundsätzliches Verständnis für Projektabläufe und fuchsen sich schnell in neue Aufgaben selbständig ein.
• Ihr Auftreten ist professionell. Sie bringen eine positive Arbeitseinstellung mit und sind mit den gängigen Computerprogrammen rund um MS Office vertraut. Rechnungen, Verträge und Aufstellungen bearbeiten Sie sorgfältig und verantwortungsvoll, so dass man sich auf Sie verlassen kann und Sie zu einer loyalen, diskreten und pflichtbewussten Kollegin (m/w/d) im Back Office entwickeln.
• Sie sind ein Team Player, das Wohl der KollegInnen liegt Ihnen am Herzen und Sie agieren intern wie extern professionell und verbindlich.

Das Angebot

• In einem coolen Loft Büro in Neuhausen, gut Angebunden durch die öffentlichen Verkehrsmittel, befindet sich Ihr hoch moderner Arbeitsplatz. Die aktuelle Assistenz wird schwangerschaftsbedingt zunächst ausscheiden und die Position ist unbefristet in Vollzeit zu besetzen.
• Wir bieten Ihnen hier eine vielschichtige Assistenztätigkeit mit einem großen "Blumenstrauß" an verschiedenen Aufgaben und Themen, die Sie sich eigenverantwortlich einteilen können.
• Neben 30 Tagen Urlaub und geregelten Arbeitszeiten - von 9 Uhr bis 18 Uhr im Büro vor Ort - gibt es hier den besten Kaffee Münchens, eine lockere Atmosphäre und gut gelaunte junge KollegInnnen.
• Wenn Sie proaktiv und interessiert an neue Aufgaben und Themenstellungen herangehen, wird man Sie in Neues gerne einbinden und Ihnen Projekte gerne eigenverantwortlich übertragen.

Finden Sie sich in dieser Rolle wieder? Möchten Sie gerne Teil eines dynamischen Teams werden und sich zur kompetenten Ansprechpartnerin (m/w/d) für Ihre KollegInnen und externe Business Partner entwickeln? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Anschreiben, Lebenslauf mit Lichtbild und konkreten Angaben zu Gehaltsvorstellung und Verfügbarkeit bzw. aktueller Kündigungsfrist per Email an wood@kathrinwood.com

Wir begleiten Sie ganz persönlich in diesem Bewerbungsprozess, hören gut zu und stellen sicher, dass Sie gehört werden, denn

Ihr Erfolg ist unsere Priorität!