Unser Kunde ist eine international agierende Marketing-agentur, die ihren Kunden attraktive Gewinnspiele sowie individuelle Verkaufsförderungen anbietet und diese absichert. Der Fokus liegt dabei auf der Individualität der spezifischen Maßnahmen. Keine Aktion gleicht der anderen und für jeden Kunden werden die Karten neu gemischt. Die Firma sitzt in München Schwabing am Elisabethmarkt, wo in sehr schönen Büros 10 Kolleg*innen arbeiten. Zur Unterstützung des Vorstands suchen wir nun zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

 

EXECUTIVE ASSISTANT

(w/m/d)

 

 

 

 

In dieser verantwortungsvollen Position sind Sie die rechte Hand des Vorstands und halten ihr durch Ihre professionelle und eigenständige Arbeitsweise den Rücken frei. Sie agieren als Schnittstelle für alle Kollegen und setzen gezielt Prioritäten und organisieren dies dementsprechend. 

 

Ihre Aufgaben

 

  • Administrative und umfassende Unterstützung des Vorstands vom Kalendermanagement, über Terminvorbereitung, Reisekoordination und -abrechnung bis hin zur selbständigen Vorbereitung von Präsentationen und Dokumentationen.
  • Individuelle Angebotserstellungen und damit verbundene Berechnungen (nach Einarbeitung) sowie Rechnungsprüfung und -erstellung
  • Betreuung der Kunden in der Vertriebsphase
  • Unterstützung der Sales und Projektabteilung in allen Belangen (Standorte München und Dubai)
  • Kontaktperson für IT-Fragen, Anwaltskorrespondenz und vorbereitende Buchhaltung in Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
  • HR-Aufgaben: Erstkontakt mit Bewerbern, Telefoninterviews, Stellenbeschreibungen, Arbeitsverträge und onboarding Prozess
  • Vertretung im Bereich Officemanagement in Abwesenheit der Office Managerin 
  • Zuständig für die Büros in den Vereinigten Arabischen Emiraten (Dubai und Ras-al-Khaimah) inkl. vorbereitender Buchhaltung, Erstellung Jahresabschluss und Facility Management
  • Reisebereitschaft in Begleitung der Geschäftsleitung (national und international) 

 

Ihr Profil

 

  • Mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz in einer vergleichbaren Position
  • Souveräner Umgang mit dem Microsoft Office Paket 
  • Gutes Zahlenverständnis und die Bereitschaft selbständig Berechnungen zu erlernen und anzuwenden
  • Kaufmännisches bzw. buchhalterisches Grundwissen
  • Umsetzungsstärke, strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise
  • Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, souveränes und gepflegtes Auftreten
  • Verhandlungssicheres Englisch und sehr gute,  idealerweise muttersprachliche Deutschkenntnisse
  • Gute Allgemeinbildung und schnelles Erfassen von Zusammenhängen
  • Selbstbewusste Persönlichkeit mit Durchsetzungsvermögen und „hands on“ Mentalität
  • Fähigkeit, Kollegen zu lenken, ohne „dem Gelenkten“ das Gefühl der Selbstbestimmung zu nehmen
  • Autodidaktische, proaktives Arbeiten
  • Hohes Maß an Einsatzbereitschaft, Gewissenhaftigkeit, Sorgfalt und Belastbarkeit. Analytisches Denken und genaue, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise

 

Das Angebot

 

  • Ein abwechslungsreicher, anspruchsvoller Job, in dem Sie Verantwortung übernehmen und sich aktiv bei jeglicher Prozessoptimierung einbringen können
  • Ein junges dynamisches Team mit freundlichen, hochqualifizierten Kollegen und Kunden aus aller Welt
  • Starkes, nachhaltiges Wachstum und täglich neue Herausforderungen
  • Eine Kultur der Wertschätzung und ein hervorragendes Arbeitsklima
  • Eine unbefristete Festanstellung
  • Getränke, Obst und ein schickes Büro im Herzen Schwabings 

 

Fühlen Sie sich angesprochen? Dann bewerben Sie sich bitte per Email mit Ihrem ausführlichen CV mit Lichtbild, Arbeitsinhalten, Ihrer Gehaltsvorstellung und Kündigungsfrist bzw. Verfügbarkeit unter wood@kathrinwood.com  Ich werde Sie sehr persönlich betreuen und während des Prozesses betreuen.

 

Ihr Erfolg ist meine Priorität!

 

 

 

 

 

 

 

 

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