In einem hoch professionellen Umfeld mit 10 Kolleginnen und Kollegen arbeitet das Team im Herzen der Münchner Innenstadt in einem wunderschönen hochmodernen Altbau-Büro mit Flair und Stil. Das Thema ist spannend und am Puls der Zeit: Investitionen in innovative Start-up Ideen mit internationalen Investoren.

 

Für die scheidende Kollegin, die nach vielen Jahren Firmenzugehörigkeit in den Ruhestand geht, suchen wir einen smarten, pragmatischen und detailorientierten 

 

OFFICE COORDINATOR (w/m/x)

 

der verantwortungsbewusst das Back Office und Facilities Management mit Freude organisiert und gestaltet.

 

 

 

Ihre Rolle

 

  • In enger Zusammenarbeit mit der Communications Managerin übernehmen Sie die Koordination sämtlicher Prozesse im Back Office. Die flachen Hierarchien (Sie berichten an den zuständigen Partner in der Geschäftsführung) ermöglichen Ihnen selbständiges Arbeiten in einem professionellen Umfeld mit spannenden Themen. 
     
  • Diese Rolle teilt sich grundsätzlich in die Bereiche Facilities Management, Assistenz und Prozessmanagement.
     
  • Facilities Management:
    Sie sind zuständig für das Look and Feel der eindrucksvollen Büroräume und der gesamten Infrastruktur, haben ein Auge für Ästhetik und stellen sicher, dass das Erscheinungsbild von Küche, Eingangsbereich und Konferenzraum zu jeder Zeit repräsentativ ist. Sie sind eine selbstbewusste und service-orientierte Kollegin (m/w/x), die sich nicht zu schade ist, regelmäßig Ordnung zu schaffen. Sie pflegen die Kontakte zu Lieferanten und Dienstleistern und stellen sicher, dass Büro und Equipment auf dem neusten Stand sind und mögliche technische Probleme zeitnah adressiert und gelöst werden. Sie verantworten das Office Management von Büromittelbestellung und dem Küchenbedarf bis hin zum Catering und Fuhrparkmanagement, sind Ansprechpartnerin für Dienstleistern und Lieferanten und haben die entsprechenden Verträge im Blick. Handlungsbedarf erkennen Sie selbständig und finden eigenständig pragmatische Lösungen. 
     
  • Assistenz
    Für ihre Kollegen und Partner übernehmen Sie alle koordinativen und administrativen Prozesse. Bei Ihnen laufen alle Fäden zusammen: Sie nehmen telefonische Anfragen an und leiten Anrufer weiter, koordinieren Termine und Reisen und arbeiten sich in das CRM System ein. Hier werden Sie lernen, Business Pläne von Start-up Unternehmen zu verstehen und in dem CRM System entsprechend aufzunehmen, damit die Kollegen auf dieser Basis die Unternehmen beurteilen und mögliche Investionen planen können. Ihre Ansprechpartner sind meist national ansässig, wobei Sie auch Kontakt zu den Investoren halten, die in aller Regel einen internationalen Hintergrund haben. Die entsprechenden Meetings bereiten Sie selbständig und vorausschauend vor, nehmen Gäste herzlich in Empfang, liefern die notwendige Dokumentation und organisieren kleinere Events - hier auch in enger Zusammenarbeit mit der Communications Managerin. Neben der Kontaktpflege und Organisation mit Externen gibt es viele kleine interne Prozesse und Tools, die Sie verantworten - von der Pflege der Urlaubsdaten, dem Vertragsmanagement und möglichen Übersichten und Kostenaufstellungen behalten Sie den Überblick und sind stets eine gut gelaunte und hilfsbereite Teamkollegin (m/w/x).
     
  • Prozessmanagement:
    Sie sind zentraler Anlaufpunkt und Schnittstellenmanager in Bezug auf die ausgelagerte Buchhaltungsfirma. In dieser verantwortungsvollen Position stellen Sie sicher, dass alle Rechnungen und Expenses zeitgerecht weitergeleitet und gezahlt werden, werfen ein prüfendes Auge auf die Zahlen und holen die notwendigen Unterschriften der Partner zur Freigabe ein. Sie gleichen die eingehenden Rechnungen (Kreditkarte und Reisebüro) regelmäßig ab und bewahren einen guten Überblick über interne und externe Kosten.

     

Ihr Profil

 

  • Sie können Ihre erworbene mehrjährige Berufserfahrung im Hinblick auf Büro- und Facilities-Management aus vergangenen Positionen erfolgreich einbringen und haben Freude daran, in einem kleinen Team proaktiv und service-orientiert eine Support-Funktion wahrzunehmen.
     
  • Sie sprechend Deutsch auf muttersprachlichem Niveau und können problemlos ins Englische wechseln, sich telefonisch und schriftlich professionell in beiden Sprachen ausdrücken und beispielsweise Vertragsinhalte nach einer gewissen Einarbeitung erfassen.
     
  • Sie sind technik-affin, haben sehr gute Kenntnisse der gängigen MS-Office Produkte (Outlook, Excel und Word) und die Einarbeitung in neue Systeme fällt Ihnen grundsätzlich leicht.
     
  • Sie überzeugen durch eine hands-on Mentalität und eine positive "can do"-Ausstrahlung gepaart mit Teamgeist, Verantwortungsbewusstsein, Service-Orientierung und einem Auge fürs Detail.
     
  • Sie sind eine Kollegin (m/w/x) mit Drive und Esprit, die "den Ball nimmt und läuft" und gleichzeitig zum richtigen Zeitpunkt nachfragt; die gerne selbständig arbeitet, ein offenes und positives Umfeld und den Umgang auf Augenhöhe schätzt, selbst lebt und mit gestaltet.

     

Das Angebot

 

  • Diese Position ist grundsätzlich ausgelegt auf eine Vollzeitstelle mit Kernarbeitszeiten von 9 Uhr bis 18 Uhr, kann aber unter Umständen auch in vollzeitnaher Teilzeit (5 Tage pro Woche bei 80%) gestaltet werden.
     
  • Das Büro liegt absolut zentral in der Münchner Innenstadt zwischen Odeonsplatz und Marienhof. Der Arbeitsplatz ist hoch modern mit schöner Aussicht, wirklich netten Kolleginnen und Kollegen, die ab und an gemeinsam essen oder kickern und wo jeder um jeden weiß. Von jung bis alt ist alles vertreten und bedingt durch den Umgang mit Start-up Unternehmen herrscht ein lockerer, wenngleich immer professioneller Ton, intern per Du. 
     
  • Die flachen Hierarchien ermöglichen den Einblick in spannende Themen, die Übernahme von ad-hoc Projekten und einen abwechslungsreichen Tätigkeitsbereich. Diese Position ist gut dotiert, entsprechend der Erfahrung und Qualifikation mit einem Leistungsbonus am Jahresende.

     

Ihre Bewerbung

 

Wenn die beschriebenen Aufgaben für Sie interessant klingen und für Sie einen sinnvollen Schritt in der Weiterentwicklung oder auch im Wiedereinstieg bieten, freuen wir uns sehr auf Ihre aussagekräftige Bewerbung per Email und mit Angaben zu Gehaltsvorstellung und aktueller Kündigungsfrist an wood@kathrinwood.com

 

Wir behandeln Ihre Bewerbung streng vertraulich und werden uns zeitnah bei Ihnen melden,
um Sie Ihrem Ziel einen Schritt näher zu bringen.

 

Ihr Erfolg ist unsere Priorität!

 

 

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