Ihre Rolle

• Administrative Unterstützung der beiden Investment Manager am Standort. Dies umfasst unter anderem umfangreiches Termin- und Reisemanagement, die Erstellung der Reisekostenabrechnung, Datenbank- und Ablagemanagement, die Erstellung von Angeboten (vorwiegend in englischer Sprache), Inernetrecherchen, Korrespondenz mit Investoren, Business Partnern und Kollegen in den anderen Büros.
   
• Aufbau des Standorts München mit Auswahl von Lieferanten, Ausstattung der Büroräume, Vertragsmanagement, Behördengängen und allen Tätigkeiten, die bei der Gründung einer neuen Niederlassung anfallen.
   
• Schnittstellenmanager für alle eingehenden Anfragen - intern wie extern. Das kann ein Kollege aus einem anderen Büro sein, der Ihre Hilfe benötigt oder ein Wirtschaftsprüfer, der um Akteneinsicht bzw. konkrete Zahlen bittet o. ä.
   
• Enge Zusammenarbeit mit den Office Managern in Luxemburg und London bei der Prozesssteuerung und Durchführung gruppenweiter Aufgaben, beispielsweise in den Themenbereichen Public/Investor Relations, Human Resources, Billing etc.

Ihr Profil

• Mehr als Diplome und Branchenerfahrung suchen wir für unseren Kunden den Office Manager/Business Administrator mit der richtigigen Arbeitseinstellung und dem "personal fit". Grundsätzlich sollten Sie in jedem Fall eine abgeschlossene Ausbildung und Erfahrung in einer Assistenzfunktion mitbringen. Die beiden Investment Manager sind erfahrene und offene Personen, der eine mit italienischen Wurzeln, der andere ein Finanzspezialist, deutsch mit Auslandserfahrung in London. Beide reisen viel und suchen eine Unterstützung, auf die sie sich absolut verlassen können und die sie bei der Planung des Manager Alltags mit Fokus und dem Blick für's Detail unterstützt, d. h. mit- und weiterdenkt, pro-aktiv nachfragt und schnell Prioritäten anpasst.
   
• In jedem Fall suchen wir eine Assistenz, die Englisch absolut fließend spricht und schreibt, Deutsch stilsicher beherrscht und idealerweise - aber nicht zwingend - Erfahrung in einem internationalen Dienstleistungsumfeld gewinnbringend einbringen kann. Die interne Kommunikation läuft weitestgehend in Englisch, wobei auch Formalismen mit Behörden, Banken und Beratern auf Deutsch souverän behandelt werden müssen. Eine offene und unkomplizierte Art, eine pragmatische Arbeitsweise und unternehmerische Denke gepaart mit einer ausgeprägten Kommunikationsstärke machen Sie zum "perfect match".
   
• Sie haben Freude daran, Prozesse, Strukturen und Erfolg aktiv mitzugestalten. Als "Macher/in" sind Sie ein wahres Organisationstalent, das zu jeder Zeit service-orientiert und professionell freundlich und hilfsbereit agiert. 
   
• Die gängigen Anforderungen an das Back Office von MS-Office-Produkten über ein gewisses Maß an Zahlenaffinität, Detailorientierung und Loyalität verstehen sich von selbst.
  
  
   

Das Angebot
 

• Sie haben die Möglichkeit, einen Standort von Stunde 1 an mit zu gestalten und aufzubauen. Als vollwertiges Teammitglied auf Augenhöhe sind Sie in Ihrer Funktion unentbehrlich und Ihre Arbeit wird geschätzt und anerkannt.
   
• In einem sehr international geprägten Dienstleistungsumfeld können Sie Ihr Sprach- und Organisationstalent täglich aufs Neue einbringen. Ihre Ideen sind willkommen und es wird vorausgesetzt, dass Sie absolut selbständig und eigenverantwortlich arbeiten. Sie haben die Möglichkeit, sich auch innerhalb der Firma weiterzuentwickeln, zusätzliche Funktionen und Projekte zu übernehmen und persönlich zu wachsen.
   
• Die Kollegen sind offen, unkompliziert und flexible Manager, mit denen und für die man gerne arbeitet und bei Bedarf die Extra Meile geht.
   
• Die Arbeitszeiten sind geregelt, die Büros sehr schön und absolut zentral gelegen und die Dotierung der Position sehr gut.

Ihre Bewerbung

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Wenn Sie sich in dieser Stellenbeschreibung wiederfinden, freuen wir uns auf Ihren Lebenslauf mit Lichtbild und Angaben zu Gehaltsvorstellung und möglicher Verfügbarkeit per Email an wood@kathrinwood.com  Wir sagen Ihnen eine äußerst vertrauliche Behandlung Ihrer Unterlagen, eine zeitnahe Rückmeldung und eine ganz persönliche Betreuung während des Bewerbungsprozesses zu.

Denn Ihr Erfolg ist unsere Priorität!